学籍档案著录指南
档案馆于2010年部署了新的档案管理系统，从2010年9月开始，所有学籍档案都在新系统中登录。登录、录入学生学籍档案的方法如下（打印相关目录数据，需要您的计算机安装南大之星数字证书、启动相关ActiveX选项。如果没有安装，请参看有关“南大之星——武汉理工大学档案管理系统”的打印输出操作）：
A：登录档案管理系统：
1. 在IE浏览器地址栏输入新的档案管理系统的地址： 218.197.101.218
图A.1.1
2. 输入用户名以及密码
1. 在“请输入用户名”中输入用户名，用户名规定为XX学院本科生每个字汉语拼音的第一个字母，统一为小写。XX为学院名称；本文是示例文件，在本文中出现的用户名为学籍档案示例；实际输入时，例如材料学院本科生 的用户名是clxybks 。
2.输入密码
3.点击 登录
图A.2.1
从2010年开始，档案馆要求所有在档案管理系统中录入的学籍数据，除了要录入班级信息（案卷目录）之外，还需要具体到每个学生（文件目录）的个人姓名、学号、身份证号等信息，以方便利用。学生个人信息的整理、录入工作，参看本说明的B、C部分。档案馆根据教务处的数据，为每个学院整理出当年毕业生的班级信息数据（案卷目录），各个学院需要按照档案馆的要求（详见B），核对、添加相关数据。
B、录入学籍档案案卷、核对文件信息
注：本著录指南中所有图片上的内容，仅作为示意，不能作为在著录档案数据时的标准（例如有关实体分类号）。著录数据时，请以本指南中的文字说明为准。
1．进入系统后，会显示你有权限查看、修改以及创建的档案；
图B.1.1.1
2．展开 教学档案（临时）
1．点击 + 展开 教学档案（临时）
2．鼠标左键点击 XX学院学籍表
图B.2.1.1
3.展开 表内文件分类目录下的 学籍档案
您看到的页面如下（见图B.3.1.1），
图B.3.1.1
点击上图中红色方框标示的 + 直到展开全部目录，如下图所示；
图B.3.1.2
说明：
XX学院学籍表下的目录结构为：
XX学院学籍表--〉XX学院--〉本科生
--〉其他 (根据学生情况，也有可能没有这一项)
--〉往届肄业换毕业证(根据学生情况，也有可能没有这一项)
--〉研究生 (如果研究生档案没有归档，就没有这一项)
--〉(其他种类)
用鼠标左键点击上图中红线标示的位置，打开本科生目录下所有数据：
图B.3.1.3
4．核对、录入班级案卷目录信息与学生个人信息
1、 基本操作界面
说明：
i. 案卷目录反映的是班级信息，案卷目录数据的档号组成中没有小数点；
ii. 文件目录反映的是该班级中的学生每个人的信息。文件目录的档号组成中都有小数点；
iii. 下图中案卷信息的档号为：11-2011JX1101-1，表示该案卷信息属于材料学院2010年毕业生班级的第一个班；下图中绿色方框中的部分是这个班的学生个人数据，其档号为11-201JX1101-1.00XX，XX是顺序号（件号），该班的每个学生一个号。每个班中这个顺序号都从01开始，按照学生学号的顺序，从小到大排列；如果是档案馆导入的学生个人信息，这个顺序号都已基本编排好。
图B.4.1.1
2、 核对、修改、录入案卷目录信息：
i.核对、修改案卷目录信息
点击图B.4.1.1中标示为2的位置，弹出以下页面
图B.4.2.1
说明：
录入页面分为上中下三个区域;上部区域为类目录入区，中间的部分是档案目录信息录入区，下部区域是按钮区。下面就核对/录入要求说明如下（请严格按照本说明核对、录入，以方便档案的查询利用）：
说明：
一般情况下，各个学院需要在这个页面上填写 起日期，止日期，页数，附注等字段，核对正题名、责任者字段。
类目录入区
一级目录中填写 学籍档案
二级目录中填写 学院名称，例如是计算机学院的学籍档案，就填写 计算机学院；
要求：学院名称请严格按照《本科专业培养计划》中的名称填写，不可填简称或其他非正规名称
三级目录中填写 本科生
档案目录信息录入区
全宗号 固定填写 11
年度 填写录入信息时的年度；例如2010年录入的目录，本项填 2010
实体分类号 填写 年度+ 分类号，
说明：例如2011年录入的材料学院本科生学籍档案，此处填写内容是 2011JX1101；其中 JX1101是分类号。
实体分类号中的分类号，各个学院不尽相同。具体可参看武汉理工大学本科生学籍归档分类号
案卷号 填写案卷号（一般是系统自动生成，且应该是从1开始的数字）。
说明：系统默认的案卷号格式带有四位小数，此处要将小数点以及小数点以后的四位数去掉！由档案馆整理出来的案卷号，一般不需要更改。
归档时间 一般不用填写，但是要检查这个地方是不是档案录入当天的日期。
说明：录入日期的格式为xxxx.yy.zz; xxxx为年度（四位），yy为月份（两位），zz为日期（两位）。每个字段之间用.隔开。
保管期限 固定为 永久，如果不是要在这里选择下拉菜单为 永久
正题名 填写档案目录的正题名。
说明：正题名的格式如下：学院名称 专业 名称 班级编号 学生学籍、成绩表
学院名称、专业名称要严格按照《本科专业培养计划》中规定的名称填写；
学院名称、专业名称、班级编号之间都要有一个空格；
示例：计算机科学与技术学院 软件工程专业0601班 学生学籍、成绩表
密级 固定为公开 ，如果不是要在这里选择下拉菜单为公开
责任者 填写学院名称。
总数量 固定填写为 1
共 页 填写本班学生学籍成绩单的页数；
起日期 填写本班学生入校的时间；2010年毕业的4年制学生，此处填写 2006.09.01。
说明: 录入日期的格式为xxxx.yy.zz; xxxx为年度（四位），yy为月份（两位），zz为日期（两位）。每个字段之间用.隔开。
止日期 填写本班学生正常毕业时间；2010年毕业的学生，此处填写 2010.06.30。
说明: 录入日期的格式同起日期格式
附注 填写任何学籍异动情况，如果没有就不填。
说明：异动情况包括：退学、延期毕业等，都要在这里说明。
载体 固定为纸
按钮区
a. 如果您的操作是录入档案目录，按钮区的显示如下图，点击添加
b. 如果您的操作是核对或者添加了某些数据项，下图中按钮为 添加的位置显示的是 保存， 点击 保存 按钮。
图B.4.2.2
ii）.如果您需要录入档案目录信息，在步骤B.1以后您将看到以下页面：
图B.4.2.3
注意在学籍档案前的符号为+说明在学籍档案 下还有子目录，展开子目录，直到找到你想要录入信息的位置，本例是要录入本科生档案目录，因此点击 本科生子目录。
如下图
1) 点击 本科生 目录；
2) 注意到这些信息，记录了你所要录入信息的位置以及已有档案数量等信息；
3) 点击 添加案卷按钮；
图B.4.2.4
点击 添加案卷 按钮后，弹出如下页面：
图B.4.2.5
注意到在 类目录入区已有相关内容。需要检查这些信息是否正确；
<在 档案信息录入区的内容为上次录入的信息内容。直接修改这里面的信息。一般情况下，仅用修改 正题名 共 页 附注这几个录入项的信息，检查其余信息是否正确。
检查完毕后点击 添加 即可。
图B.4.2.6
3、核对文件信息（学生个人信息）
在核对学籍文件信息（学生个人信息）之前，请先确保该班的案卷目录已存在！
档案馆从教务系统将学生的个人信息分学院、专业班级按照学号从小到大的顺序导入到档案信息管理系统；各个学院在整理学生学籍表时，需要在档案信息管理系统中手工输入每位学生学籍表的页数（一般都是2页纸，也有学生有辅修成绩，其学籍表有3页的情况）；需要核对电子数据是否与实体档案对应，主要检查以下几项：
1. 实体排列顺序与电子数据中的排列顺序是否对应；
2. 实体中学生数量、姓名是否与电子数据对应；
3. 电子数据中每个班的学籍表的总页数是否与这个班的每个学生学籍表页数的总和一致；
实体档案中学生个人的学籍表，应该分班级、按照学号从小到大的顺序排列；并且在每位学生的学籍表的第一页右下角位置编写页码。页码从本班级的第一个学生的第一页开始，顺序下编。
当年未能毕业的学生，其个人信息中的附注一栏应该标明未毕业。
未能取得毕业、结业资格的学生，其学籍表应该排在本班学籍表的最后，也要按顺序排列。对于这一类学生，由于教务处没有将其数据交档案馆，学生的个人信息需要各个学院在整理实体档案时手工录入。手工录入的方法，见后面说明。
点击下图中标示为1的按钮，可以进行编辑，如果您只需要填写、修改页数，可以双击图中标示为2的位置：
图B.4.3.1
点击编辑按钮后，弹出如下页面：
图B.4.3.2
注意上图中，红色方框所示部位为 页数，即这名学生的学籍档案的页数，一般是2页，也有是3页的。各个学院可以在这里录入该生学籍档案的页数。也可以按照图4.B.3.1标示为2的说明，不进入这个编辑页面录入页数。
C. 录入学生个人信息：
1.按下 添加文件 按钮；
图C.1.1
2.弹出 添加文件页面：
图C.2.1
1）.检查 添加文件 页面中，类目录入区中相关内容是否与目录结构中相对应；既是检查上图中标示为1的两个方框中内容是否相对应；
2）. 添加文件 页面中，档案目录信息录入区相关项目的录入格式说明如下：
全宗号 固定填写 11 ；
年度 填写录入信息时的年度；例如2010年录入的目录，本项填2010；
实体分类号 填写内容为 录入信息时的 年度+分类号（武汉理工大学本科生学籍归档分类号）；
说明：此处填写的内容要与案卷目录中的实体分类号一致。填写完毕后，可以检查图C.4.1中标示为2的两处蓝色框，这两处内容应该一致；件号手动输入。件号的格式为：X.yyyy，其中X与案卷目录的最后一个号一致，yyyy为顺序号码，从1开始，每名学生占用一个号码。手动录入未取得毕业、肄业资格的学生个人信息时，这个号码应该是本班的最后一份学籍档案的件号+1；
说明：注意图C.4.1中标注为3的红色虚线两端，上端是按卷目录的档号，最后一位是1；下端是文件目录的件号，这里显示的值为1.000，因为这是第1卷的第一份文件。件号的整数部分要与案卷目录档号的最末位一致；
图C.2.2
图C.4.2描述了在第2卷中入录入第二份文件的情形。图中标示为1的两处蓝色框内，内容应该一致（实体分类号）；标示为2的两处红色框，上面的一个是案卷号，这里是2，下面的是件号，应该是2.0002。
页数 填写该名学生成绩单的页数，（一般都是2页，也有学生有辅修成绩的，应该至少是2页，正面、反面印刷的算2页）；
密级 密级应该设定为 内部 ；
姓名 学号 身份证号 按照学籍成绩表上的内容填写；
附注 填写需要注明的内容（例如延期毕业或者其他需要说明的情况）；
3.添加完毕后，点击 添加文件 页面的 添加 按钮，按照提示操作即可。
D. 修改已经录入的信息
在修改信息之前，首先要找到你录入的信息。步骤如下：
1． 按照A.1 A.2 步骤登录系统（如果已经在系统中，此步骤省略）
2． 按照B.1 B.2 B.3步骤找到需要修改记录的位置；见下图所示（如果已经在系统中，此步骤省略）
图D.2.1
可见在 XX学院本科生下一共有3条记录。假定第二条记录的正题名输错了，需要修改。
3． 点击该记录的 编辑 按钮（下图红框处）
图D.3.1
弹出如下页面
图D.3.2
说明：
a.因为原输入的正题名错误，所以只用修改红线处的正题名；
b.修改完成后，点击 保存按钮保存。
c.如果需要修改类目（一级目录、二级目录、三级目录），您可以选择 另存为按钮，然后再按照提示操作。
E. 输出案卷目录
输出有两种，一种是输出案卷移交目录，一种是输出卷内目录。
输出案卷移交目录的步骤如下：
1. 按照 D.1，D.2找到您所录入的学籍案卷档案记录表；
图E.1.1
说明：
a.注意看档号一栏，档号末尾为X.000X的就是文件目录，档号末尾以整数结尾的就是案卷目录。
b.这个页面可以看到你所输入的所有学籍档案信息目录。
2. 按图E.1.1中红色方框所示 打印当前 按钮；弹出 目录打印页面
图E.2.1
3. 目录打印对话框中各项设置如下（见图E.2.1）：
a. 图中下拉菜单中选择 学籍档案案卷移交目录，注意前面的那个点要点上；
b. 在 选择打印范围 选择框中 选 案卷，注意前面的那个点要点上；
c. 选择 打印所有案卷，
d. 按下 打印预览 按钮；
弹出对话框如下，选择 是（Y）
图E.3.1
4.稍等片刻，系统调用Excel输出。等系统输出完毕，弹出如下对话框：
图E.4.1
点击 确定
注意此时，在windows的状态栏上，有一个Excel的信息指示，
图E.4.2
鼠标左键点击这个Excel状态条，打开Excel；
向上滚动鼠标中间的滚轮（也就是向上翻到excel文件的第一行），您将看到输出结果，类似以下图片显示：
图E.4.3
在Excel菜单中选择 文件 --> 打印 输出。
图E.4.4
F. 输出学籍档案卷内目录
1．按照D.1，D.2找到您所录入的学籍案卷档案记录表；
2. 选择 打印当前 按钮
图F.2.1
3. 弹出以下界面，按照下图指示选择相应项目；
图F.3.1
注意：
学籍档案卷内目录只能一个班一个班的打印
4. 弹出界面如E.3.1所示，点击 是(Y) 后按照E.4步骤操作；
5. 打开Excel后，显示如下：>
a. 下图红框内，按照格式填写相应学院、专业、班级名称；
b. 这个Excel模板每页只能打印24名学生，如果班级人数多于24人，则系统会自动打印在下一页；但是，案卷题名仍然需要手工加入到第二页中。
图F.5.1
6. 点击 文件 -> 打印
图F.6.1
