武汉理工大学本科学生档案管理规定(暂行)

        本科生档案是大学生在校期间形成的,反映学生德、智、体表现及学生基本情况的个人档案材料,是用人单位选拔录用人才的重要参考依据。为了做好我校本科生档案管理工作,促使本科生档案管理工作规范化、制度化,根据《中华人民共和国档案法》及教育部《高等学校档案管理办法》的文件精神,结合我校实际情况,特制定本规定。

  一、管理范围

  全校全日制普通本科学生的人事档案

  二、档案管理职责

  1、学校档案馆是本科学生的档案的主管部门,档案馆根据学生数量下设专门的学生档案科室,配备专职人员统一管理学生档案。各学院及相关机关职能部门配合档案馆做好本科生档案管理工作。

  2、本科生档案管理部门工作职责

  (1) 接收、鉴别和整理本科生档案材料;

  (2) 办理本科生档案的查询、借阅;

  (3) 做好本科生档案的安全、保密、保管工作,向领导和有关部门提供学生情况;

  (4) 办理本科生档案的转递;

  (5) 办理其他有关本科生档案事项;

  三、本科生档案的收集

  1、本科生档案的收集范围:

  第一类:高中阶段档案材料

  第二类:本科生入学登记表、毕业登记表

  第三类:学年鉴定、考核、考察材料

  第四类:加入中国共产党、共产主义青年团或其他党派、团体等组织的材料

  第五类:奖惩材料

  第六类:学生在校学习成绩材料,学籍异动材料

  第七类:学生入学及毕业体检材料

  第八类:有工作经历的个人人事档案材料

  2、各学院在每年十月底以前完成新生档案的核准、建档工作。档案袋封面应填写学生姓名、学号、学院名称、班级及专业,于十一月份向档案馆移交。

  3、学生档案形成部门要重视学生档案的日常收集、积累工作。档案信息记载要真实、准确、规范,并按要求及时归档。

  4、学生档案管理人员要认真核对归档材料,并进行登记、分类、编号,入库前更换统一规范的档案袋。按规定合理排架。

  四、本科生档案材料的管理

  1、本科生档案要有专门的库房,应保持库房清洁和库房内适宜的温、湿度。配备防火、防潮、防高温、防盗、防光、防鼠等设施,确保档案安全。

  2、存放或移出档案,均由档案管理人员专门负责办理。档案利用完毕要及时入库。

  3、因病休学学生的档案应作为在校学生档案妥善保存。复学后,应及时将其档案转入到新班级。

  4、留级学生的档案,每学年在接到教务处通知后,立即将其档案转到所在留级班级,并上名册。

  5、退学学生的档案,按有关规定将其档案转入其入学前居住地教育管理部门。

  6、本科生在受刑事处罚和劳动教养期间,其档案由档案馆暂管。刑满释放、解除劳教后,档案即按有关规定转入其入学前居住地人事部门保管。

  7、学生出国不归、失踪、逃亡,其档案仍由档案馆保管。

  五、本科生档案材料的利用

  1、因工作需要,单位和个人须持有效介绍信到档案馆学生档案室办理查阅手续,获得批准后方可查阅档案。

  2、学生档案原则上不外借、确因情况特殊查阅不能解决问题的,经档案馆领导签字批准,可以借用。借用期不得超过七天,过期需借用的必须办理续借手续。

  3、学生个人不能查阅自己的档案材料,确需出具档案材料证明者,本人持学生证、身份证到档案馆按规定办理。

  4、查阅学生档案必须遵守保密制度和查阅规定,严禁涂改、抽取、撤换档案材料。未经允许,不得摘抄和复制档案内容。

  六、本科生档案转递

  1、本科生档案的转递,应做到及时、准确、完整、安全、保密。本科生派遣之日起,两周内将档案以机要方式转递至毕业生接收单位的档案管理机构。不允许公开邮寄或本人自带。

  2、学生就业指导中心应在本科毕业生就业报到证出具后,向档案馆提供准确的毕业生档案接收单位和转递地址。

  3、转出、转入我校学习的本科生人事档案,由学生档案室做好入库登记。转递工作做到人进档案进,人出档案出。

  4、凡转入的档案,经核对无误、应在回执上签名盖章,并及时将回执寄出;转出的档案,超过一个月未收到回执的,应发函问询,索取回执。

  5、考取硕士研究生者,应凭招生单位的调档函办理调档、转递手续。

  七、本科生遗留档案的处理

  因各种原因,未能转出的本科生档案材料,档案馆免费保管两年。两年后参照有关规定收取档案保管费。

  八、本规定由档案馆负责解释。

  九、本规定自发布之日起执行。  

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