武汉理工大学电子文件归档与管理规定(暂行)

(经2015年第1次校长办公会审议通过)

第一章  总 

第一条  为了适应档案信息化管理的需要,提高档案管理水平,增强档案服务功能,规范我校电子文件的归档管理工作,保障归档的电子文件安全有效地利用,根据国家相关法规,结合我校实际,制定本规定。

第二条  电子文件是指在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。归档电子文件是指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。

第三条  本规定适用于校属各单位在工作中产生的电子文件的归档及管理。

 

第二章  管理机构与工作职责

第四条  校属各单位应明确电子文件归档管理工作的分管领导,指定专人负责本单位电子文件的收集、整理、归档与移交工作,并将此项工作纳入相关人员的岗位职责。电子文件的真实性、完整性和有效性由电子文件的形成单位负责 

第五条  档案馆负责归档电子文件的保管与利用,并对各单位电子文件的归档工作进行监督和指导。

 

第三章  电子文件的收集与归档

第六条  校属各单位在教学、科研、管理以及其它职能活动中直接形成的,具有查考利用价值的电子文件均属于收集积累范围。电子文件的归档范围、保管期限的划分参照《武汉理工大学文件材料归档范围和保管期限表》的有关规定执行。

第七条  电子文件的归档可采用在线式归档(逻辑归档)方式或者可卸载式归档(物理归档)方式。其中,涉密电子文件只能采取可卸载式归档方式归档。

在线式归档(逻辑归档)是指在不改变原存储方式和位置的情况下,通过计算机网络实现电子文件向档案馆移交的过程。

可卸载式归档(物理归档)是指将电子文件集中下载到可脱机保存的载体(如光盘、磁盘、磁带等)上,向档案馆移交的过程。采用光盘归档的,必须采用档案级刻录光盘,且刻录时必须采取一次性写入光盘的方式。

第八条  归档的电子文件应转换成以下存储格式:

文本文件—— DOC 、XLS 、 TXT 、 PDF ;选择归档电子文件为PDF格式时,在提供PDF文件的同时也一并提供一份与之相同的DOC或者TXT文件。图文混排的文件以PDF格式提交时,其中的文字部分必须同时提供一个单独的TXT或者DOC格式文件。

图像文件—— JPEG 、 TIFF 、 SVG ;一个文件一个图像,不允许多页TIFF或与之类似的格式。

图形文件—— SVG 、 DWG 、 DWF ;提交以上格式文件的同时,也一并提交一份与之相同的PDF格式的图形文件。

视频文件和多媒体文件—— MPEG 、 AVI ;

音频文件—— WAV 、 MP3 、 WMA ;

数据库文件—— DBF 、 XLS 。数据库文件的数据项为非中文的,要同时提交文件中各数据项的中文说明文件(PDF格式)。

归档的电子文件如无法转换成以上规定的格式,则应将相关软件一并归档。

第九条  电子文件形成单位应在每年六月底前将上年度办理完毕的属归档范围的电子文件及《武汉理工大学归档电子文件登记表》(见附件1)向档案馆移交。

第十条  文件形成单位在移交电子文件之前,档案馆在接收电子文件时,均应对电子文件进行检验,检验结果由检验人员填入《武汉理工大学归档电子文件移交、接收检验登记表》(见附件2),并分别由移交单位和档案馆签字、盖章。登记表一式两份,一份由电子文件形成单位保存,一份由档案馆保存。

检验项目如下:

1.载体外观检验,如载体有无划痕、是否清洁等;

2.病毒检验,如是否有病毒等;

3.真实性检验,如电子文件的内容、结构和背景信息经过传输、迁移等处理后是否与形成时的原始状况一致;

4.完整性检验,如电子文件的内容信息、背景信息、结构信息等是否有缺损;

5.有效性检验,如电子文件是否具备可理解性和可利用性,包括载体的完好性、信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的兼容性等;

6.技术方法与相关软件说明资料检验,如技术方法与相关软件说明资料等是否齐全。

  凡检验不合格的,电子文件形成单位应重新制作后再归档。

第十一条 电子文件形成部门须将具有永久和长期保存价值的电子文件制成纸质文件,与电子文件一同归档,并使两者建立互联。

第四章  电子文件的整理与保管

第十二条 归档电子文件按《武汉理工大学档案实体分类方案》进行分类整理。

第十三条 归档电子文件的保管应按照国家档案局DA/T15-1995《磁性载体档案管理与保护规范》的要求,采用专门的保护设备和保护技术措施,其载体应直立存放于防磁、防光、防尘、防有害气体的装具中,温度控制在17℃—20℃;相对湿度控制在35%—45%。

第十四条  应定期对保存的归档电子文件进行抽样检验,光盘每满4年进行一次抽检,抽检率不低于40%。如发现问题应及时采取补救措施。如网络系统扩充或系统设备更新,应确认库存载体与新系统、新设备的兼容性,如不兼容,应及时对归档电子文件进行迁移。

第十五条  磁性载体上的归档电子文件,每4年要复制转存一次。需抢救的光盘应及时复制,原载体保留时间不少于4年。

第十六条  超过保管期限的归档电子文件的鉴定和销毁,按照归档纸质文件的有关规定执行。属于保密范围的归档电子文件,如存储在不可擦除的载体上,应连同存储载体一起销毁,并由档案部门列出销毁归档电子文件目录存档备查。

 

第五章  电子文件的利用与统计

第十七条 归档电子文件的提供利用要注意以下事项:

(一)归档的电子文件原件不得利用和外借,利用时应使用电子文件的复制件。

(二)利用涉密电子文件,须按照《武汉理工大学涉密档案资料管理办法》有关规定履行相应审批手续,且不得在互联网上提供利用。

第十八条  档案部门应当按年度对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。

 

第六章  附则

 第十九条  本规定未尽事宜,参照国家有关电子文件的标准和规定。

 第二十条  本规定由档案馆负责解释。

 第二十一条  本规定自发布之日起执行。

 

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