武汉理工大学研究生档案管理规定(暂行)

       为使我校研究生档案管理进一步规范化、科学化,根据《中华人民共和国档案法》及教育部《高等学校档案管理办法》的精神,结合我校实际,特制定本规定。

  一、研究生档案的管理机构

  学校档案馆是研究生档案的主管部门。研究生院(筹)、学工处、各学院及其它相关部门协助档案馆做好研究生档案的管理工作。

  二、研究生新生入学档案材料的接收、建档

  1. 研究生录取工作结束后,研究生招生办公室统一打印研究生新生名单及调档通知,由录取新生的学院邮寄或分发给考生本人。

  2. 除委培生、定向生外,所有新生档案必须在九月底以前寄(送)到所在学院党委办公室。

  3. 每年九月底以前各学院对研究生新生档案按照新生档案材料目录进行审核、登记,对所缺材料要通知学生本人向原单位索取或者直接向生源来源单位催调,并在档案材料清单的备注栏做好相应记载。

  4. 各学院在每年十月底以前完成研究生档案的建档、移交工作。档案袋封面要填写研究生学号、姓名、隶属学院、专业、培养类型,连同档案材料清单,在规定时间内向档案馆移交。

  三、研究生档案材料的归档

  1. 研究生录取名册由研究生招生办公室提供,每年十月底之前移交档案馆。

  2. 学位申请及评定书(二)(含成绩单及学位授予决定等),由学位办公室提供,每年元月十五日之前和六月三十日之前分两批移交档案馆。

  3. 各学院学工办(研工办),每年三月二十日之前将应届毕业生的《毕业研究生登记表》收集整理完毕,交研究生工作科审核盖章后移交档案馆。

  4. 毕业研究生就业通知书(白联),由学生就业指导中心负责提供,派遣之日起一周内移交档案馆。

  5. 入党志愿书由各学院党委办公室收集整理,写明专业、学号,春季派遣每年三月二十日之前、夏季派遣每年六月二十日之前移交档案馆。

  四、研究生档案材料的保管和利用

  1. 研究生在校期间,因就业需要,用人单位需查阅档案时,应持单位介绍信办理查阅手续。未经档案管理部门负责人批准,不得复制档案材料。

  2. 研究生个人不得查阅本人档案,确需出具档案材料证明者,本人持研究生证到档案馆按规定办理。

  3. 研究生在校期间一律不得借用或调出档案。  

  4. 取消入学资格及学籍异动的研究生,凭学校和研究生院(筹)的有关文件办理档案调出手续。

  五、研究生档案的转递

  1. 研究生档案的转递,应做到及时、准确、完整、安全、保密。研究生派遣之日起两周内将档案以机要方式转递至研究生接收单位的档案管理机构。

  2. 学生就业指导中心应在毕业研究生派遣离校时向档案馆提供准确的毕业研究生档案接收单位和转递地址。

  3. 在校硕士研究生考取博士者应凭招生单位的调档函办理调档转递手续。

  六、研究生遗留档案的处理

  因各种原因档案未能转出的毕业研究生档案材料,档案馆免费保管两年。两年后参照有关规定收取档案保管费用。

  七、本规定由档案馆负责解释。

  八、本规定自发布之日起执行。

规章制度

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