研究生存档资料归档系统操作指南
1. 学院准备工作：
（1）登录系统：
电脑登录：
A．打开网址http://172.16.66.245/D8/xuejiprocess/askforyanjiudata，点击“登录”。
B．进入“智慧理工大”统一身份认证，完成身份认证。
C.自动返回新系统（若未返回可利用网址重新进入），选择“归档管理”——“研究生评审材料归档”
（2）数据查询：
A．选择对应的 “学生类型”（硕士或博士），“归档年度”（2024年包含2023年12月至2024年11月获得学位），再点击查询，出现学生数据列表
B．录入需归档学生的各类资料对应页数：
- 请根据系统数据（先分专业，再按学号顺序）整理好实体，以便录入数据。
- 页数录入后，鼠标放置页面空白处，该数据变为黄底黑字，即录入成功（有效改动当前数据则变色，数据无改动则无变色）：
- 博士页数填写按照实体页数填写，若无该项材料空出页数项，系统自动识别为“无”；2024年6月及往后毕业研究生无须提交学位论文：
C．若为涉密档案，选择“涉密与否”中的“是”，若为非涉密档案，无须选择，系统默认为“否”。
- 每页学生数据，录完到页面最下方，点击 “2”进入第二页继续录入，以此类推。
- 系统中所有数据是按照先专业、再学号排列显示；按照页数添加顺序自动生成档号；
- 请录完一次性需归档全部学生页数数据，再进入下一步，分别下载打印各类目录。请大家严格按照生成移交目录的档号对照填写到档案实体上。
（3）目录下载打印
完成数据录入后，打印相关目录：
- 硕士点击“下载移交目录”。博士点击“下载卷内目录”及“下载移交目录”。
- 系统会提示未添加页数的学生列表，点击该学生可以直接跳转进行添加，若确认已完成须归档学生档案页数填写，可以点击确认，继续打印目录。
- 系统自动导出PDF文件，各学院打印卷内目录1份，移交目录2份即可。
- 学院根据移交目录认真核对学生信息，一一对应，填写档案号。
（4）错误数据修正：
- 若有错误，重新进行“数据查阅”，修正数据，如论文页数错误填写后又无须归档，对应页数改写数字为0即可，再重新进行目录下载打印，核对无误后打印自动生成硕士、博士研究生的案卷移交目录，及博士研究生的卷内目录。
（5）学院按照要求装订档案实体（须拆除普通订书针或其他非永久保存装订，用不锈钢钉夹或胶装、线装等可永久保存）
（6）移交档案馆，核验，填写档案盒，装盒，上架，移交目录签章。
附：
各学院研究生毕业存档资料档案号说明：
- 11-年度JX1601-顺序号 博士案卷号，其中 顺序号 须固定4位，如：2023年博士研究生第一个人：11-2023JX1601-0001，博士研究生第二个人：11-2023JX1601-0002。
- 11-年度JX1602-学院号 .0001 硕士件号，如2023年材料学院硕士研究生第一个人为： 11-2023JX1602-1.0001；材料学院硕士研究生第二个人，11-2022JX1602-1.0002，以此类推。
- 学院号为各学院代码与本科一致，系统自动生成。
档案接收地点：请与档案馆负责老师预约1楼108开放时间，该办公室仅在预约时段内开放接收档案。
