2012年11月19日上午9:30分，学校在会议中心104召开首次档案工作委员会会议。张清杰校长、严新平副校长、赵恒平校长助理、校档案工作委员会委员参加了会议，档案馆有关人员列席。会议由严新平副校长主持。

       会上，档案馆馆长李兆荣就合校以来特别是近三年以来学校档案工作的情况作了报告。报告从高校档案工作的职能及我校档案馆的基本情况、近年来的主要工作、学校档案工作所面临的困难以及今后的工作思路四个方面进行了总结和汇报。

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          档案工作委员会委员们在听取了李兆荣馆长的汇报后，对学校档案工作进行了充分的肯定，认为近年来学校将各类档案逐步归口档案馆统一管理，档案馆在业务范围拓展、任务加重、条件艰苦的情况下，顺利完成档案库房调整搬迁，扎实做好档案基础工作，精心编纂校志上卷（合校前原三校部分），组织协调并直接参与校志下卷的编纂工作，稳步推进档案数字化等，学校档案工作卓有成效。委员们认为学校档案是学校各项工作的真实反映，记载着学校的历史，具有不可再生、不可替代的重要性，要全面提高各级领导和专兼职档案工作人员的档案意识；要加强硬件建设，建立统一的档案馆，为达到湖北省AAA级档案馆创造条件；要加快发展校史馆，充分发挥档案馆的文化传承功能和育人功能；要加强档案信息化和编研工作，扩大档案馆网站功能，设立电子阅览室等，充分发挥档案信息资源的价值；要进一步加强对各单位和专兼职档案人员的培训，加强声像档案的收集等等。委员们畅所欲言，对今后学校档案工作的发展和档案业务的建设提出了宝贵的意见和建议。

      张清杰校长在会上作了重要讲话。张校长对档案馆在硬件较差、任务繁重的情况下顺利完成各项工作，取得不少成绩感到欣慰，代表学校向默默无闻、无私奉献的全校专兼职档案工作人员表示感谢。张校长指出，学校档案记载着学校的历史和文化，重视档案工作就是重视学校的历史和文化。今后要进一步提高全校对档案工作重要性的认识，加强档案工作硬件建设，将建设集档案馆、校史馆、博物馆三馆一体的建筑纳入“十三五”规划，加大档案信息化工作资金投入，促进学校档案工作更好的发展。

       11时，在学校会议中心201召开了学校首届档案工作先进集体和先进个人表彰大会，严新平副校长主持，赵恒平校长助理、党办、校办、组织部、人事处等单位负责人在主席台就座，各单位分管档案工作的负责人和全校专兼职档案工作人员参加了会议。

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       在本次大会上，档案馆馆长李兆荣对近年来学校档案工作的情况进行了汇报；档案馆副馆长胡志梅对全校档案工作检查情况及近年来各单位归档工作情况进行了总结。赵恒平校长助理宣读了对学校21个档案工作先进集体和42位档案工作先进个人的表彰决定。先进单位代表国资处和信息工程学院就档案工作的重要意义以及档案工作的体会和做法作了发言。

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       严新平副校长对近年来学校档案工作进行了充分的肯定，代表学校向全校专兼职档案工作人员的辛勤劳动表示感谢。严新平副校长指出，学校档案积淀着学校历史，传承着学校文化，是学校历史发展的见证，是学校的宝贵财富。今后，要进一步提升对档案工作重要性的认识，进一步加强档案工作的规范化和信息化，进一步加强对全校专兼职档案工作人员的培训，更好地做好学校档案工作。