关于做好2019年归档工作的通知

校属各单位:

        根据《武汉理工大学档案管理办法》规定,2019年归档工作从现在开始进行,现将有关事项通知如下:

 

一、归档内容

        1. 文件材料类

        各单位20172018年度形成的纸质文件材料及其电子版文件,请参照《武汉理工大学文件材料归档范围和保管期限表》中内容归档;

        2. 科技档案类

        (1)已经结题的科研项目材料;

        (2)已经竣工验收并经过保修期的基建工程项目、工程维修项目资料;

        (3)20172018年购置仪器、设备、家具等国有资产项目的材料及经营性国有资产项目的材料;

        (4) 20172018年度出版的各种期刊和其他出版物材料;

        3. 教学档案类

        (1) 20186月(包括延毕研究生)以前毕业研究生学位论文评审材料;

        (2) 2018年毕业的自考、成教类毕业生的学籍成绩材料;

        (3) 2018年毕业本科生的学籍成绩材料。

        4.其它档案

        (1)各单位20172018年度形成的声像资料;

        (2)因故未归档的20172018年度之前的各类档案材料。 

 

二、归档要求

       1.文件材料类归档要求

       (1)各单位按照武汉理工大学文件材料归档范围和保管期限表内容收集纸质文件及其电子版文件。纸质文件材料按文件材料整理归档要求及步骤(2017修订)的要求整理;电子版文件须转换成符合《武汉理工大学电子文件归档与管理规定(暂行)》要求的存储格式。

        (2) 用武汉理工大学——南大之星档案管理系统著录归档文件材料的有关信息。2018年经过党办、校办签发的文件,其目录及电子文件已由档案馆导入南大之星档案管理系统,各单位只需与文件实体进行核对,并按著录要求修改、完善填写完整各项内容;未经党办、校办签发的文件材料,其目录信息需各单位按要求自行著录,电子版文件须通过武汉理工大学——南大之星档案管理系统在线式归档。南大之星系统网址(系统更新,网址变更):http://218.197.101.218。如果在本单位数据表中发现不属于本单位归档范围的文件,请不要自行删除,需及时与档案馆联系,由档案馆处理。

        (3)各单位20172018年度形成的文件材料实行纸质文件与电子文件同时归档,请在2019531日前完成归档。

        2.科技档案类归档要求

        科研项目、基建项目、出版物材料、国有资产项目(仪器、设备、家具)及经营性国有资产项目材料等按照《科学技术档案整理归档要求》实行立卷整理。

科研项目材料每季度集中归档;基建项目材料请随时归档;20172018年度形成的出版物材料、国有资产项目(仪器、设备、家具)及经营性国有资产项目请在2019631日前完成归档。

        3. 教学档案类归档要求

        学籍成绩材料及研究生学位论文评审材料请按其专项通知要求整理归档。

        2018年毕业的专、本科生、自考、成教类毕业生的学籍成绩材料,请在2019631日前归档;

        20186月(包括延毕研究生)以前毕业研究生学位论文评审材料,请在2019631日前归 。

 

三、移交要求

        各单位档案信息著录完成后请告知档案馆,档案馆验收著录信息合格后,进行档案移交。移交时,须提交档案材料实体及档案移交目录打印件一式两份(移交目录需单位盖章和分管领导签字)。

 

四、办公地点、联系人及联系电话

        办公地点:东院图书馆南楼档案馆收集指导室

        科研、基建、出版物归档联系人及电话:邹媛 87859223311

        文件材料归档联系人及电话:袁小玲 87859223313

        学籍成绩材料归档联系人及电话:陈雅茜  87859223310

        研究生学位材料归档联系人及电话:李翠兰 87859223315

        信息技术联系人及电话:王铛  86659018403

 

五、归档工作QQ

        文件材料归档:603583356

        学籍成绩档案工作(专、本科生):245332775

        理工档案(研究生):202431567

 

附:

        “武汉理工大学档案实体类目划分与标识表武汉理工大学文件材料归档范围和保管期限表文件材料整理归档要求及步骤科学技术档案整理归档要求武汉理工大学南大之星档案管理系统操作说明请从档案馆网站中查阅(路径:校园网首页——直属单位——档案馆——业务指导——归档工作http://arc.whut.edu.cn/content/ruanjiancaozuoshuoming/youguannandazhixingcaozuo-liulanqishezhishuoming)。

 

 

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