关于做好本、专科生学籍档案归档工作的通知

校属各学院:

       现将本、专科学籍档案归档工作有关事项通知如下:

 

  1. 归档内容

  (1)我校2018年毕业的统招本科、网络教育、成人教育、自学考试等毕业生的学籍成绩材料(含辅修专业成绩表、补考成绩表)。此类材料由各学院负责归档。

  (2)国际、国内合作办学(不获取我校毕业证的)、各种非学历教育培训的学生的成绩表。此类材料由各主办单位归档。

  (3) 2018年以前尚未归档的上述各类学籍成绩表。

 

  2. 归档要求

  (1)材料要求:学籍成绩表必须是原件,各项内容须填写清楚、完整、准确,特别是籍贯、出生年月、姓名、毕业证书号、学位证书号等一定要填写清楚准确。学籍成绩表须用A4纸打印,页面必须端正,不能歪斜,不能缩放,信息完全。登记相片及学院、教务处盖章必须齐全。

  (2)整理要求:学籍成绩表以班为单位立卷整理。有辅修成绩的,要放在其学籍表后面;需要延长学制的,学籍成绩表不要抽出来,要跟随原班级归档;往届延期至2018年毕业的,学籍成绩表须归入其以前的班级。有学籍异动情况的,须在该生成绩表和该生所在班级的案卷目录的附注中注明。每卷成绩表需编写页码,双面打印的一张纸算两个页面,用铅笔在正面的右上角或反面的左上角编写页号,页码编写以一个班级为一卷起止,不间断、重复,学生辅修成绩等材料同样记入本卷总页数中,需编写页码。

  (3)著录要求:需采用南大之星档案管理系统(http://218.197.101.218/ 著录学籍、成绩有关档案信息(只能使用IE浏览器,打开兼容模式)。2018届统招本科毕业生学籍、成绩信息已由档案馆导入南大之星档案管理系统,各学院无需著录,只需按班级认真核对学生材料,填写系统中学生个人、班级总页数。

  职业技术学院、网络学院负责归档的有关学籍成绩材料,可提供电子数据给档案馆导入南大之星档案管理系统,也可自行按要求采用南大之星档案管理系统著录。

著录方法和要求请参照:“武汉理工大学档案馆网站”——“ 业务指导http://arc.whut.edu.cn/yewuzhidao,因系统升级,系统网址及画面有些许变动,但操作方法未变)

  (4)学籍档案卷内目录和学籍档案移交目录打印要求;通过南大之星档案管理系统,用A4纸打印卷内目录一份(放入档案卷宗内)、移交目录一式两份(移交时加盖移交单位公章,移交单位和档案馆各存一份)。

  (5)归档时间要求:20186月份毕业的学籍档案材料须在20195月底前向档案馆移交。

        档案馆业务指导室办公地点:东院图书馆南楼

    数据录入联系人:王     联系电话:86659018——403

    归档移交联系人:陈雅茜   联系电话:87859223——310

        学籍成绩档案工作 QQ群号: 245332775(群文件包括归档常见问题,请各学院申请加入,下载相关文件)

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