保密工作档案收集整理指导意见

保密工作档案是各单位开展保密工作情况的凭证,是保密资格审查的重要依据。根据《武器装备科研生产单位二级保密资格标准》的要求,我校保密工作档案按以下要求整理。

一、收集内容及分类

保密工作档案按照《武器装备科研生产单位二级保密资格标准》设置的5个体系27个项目进行收集、整理和立卷归档。具体内容及分类如下:

(一) 保密责任类

1、各类人员职责卷:明确各类责任人职责的文件、会议纪要等;

2、各类保密责任书卷:各类人员的保密责任书;

3、履行职责情况卷:各类责任人履行保密责任时的批示、部署、述职报告、工作记录等;

4、责任制考核情况卷:各类责任人的考核记录、检查记录和责任追究情况等;

(二) 组织机构类

5、保密委员会及其成员职责分工情况卷:保密委员会成立及其成员职责分工正式文件、纪要,保密委员会职责、工作规则等;

6、保密组织机构设置及人员配备情况卷:机构设置文件,人事部门关于保密组织机构定岗、定员、定责文件,机构人员培训证书等)

7、保密工作部署及计划总结情况卷:保密工作机构工作计划、总结,例会记录,各类请示、汇报材料等;

8、保密委员会或保密工作领导小组会议记录卷:保密委员会或保密工作领导小组例会和专项会议记录等;

(三) 保密制度类

9、基本制度卷:所有基本制度,制度修订记录等;

10、二级制度卷:所有部门制定的二级制度,制度修订记录等;

11、专项制度卷:单位制定的专项制度、专项保密工作方案等;

(四) 监督管理类

12、定密管理卷:定密工作小组成立及成员职责分工正式文件,本单位国家秘密事项范围目录、一览表,国家秘密事项密级确定、变更、解密审批记录等;

13、涉密人员管理卷:涉密岗位和涉密人员密级审定表,涉密人员保密审查表,涉密人员岗前、在岗教育培训记录,涉密人员因私出国审批表,涉密人员备案表,涉密人员汇总表,涉密人员脱密期承诺书,涉密人员密级变更审批表等;

14、涉密载体管理卷:涉密载体清单,涉密载体制作、复印、借阅、传递、销毁审批记录,密品安全保密检查记录等;

15、保密要害部门部位管理卷:要害部门部位审批表,技术防护建设方案,值班、工勤人员审查培训记录,二级制度、教育培训和自查记录,检查记录,出入登记记录等;

16、计算机和信息系统管理卷:信息系统建设方案,信息系统测评资料,涉密信息系统审批手续,计算机三员培训证书、定岗定责文件,计算机安全绑定方案,涉密计算机安全保密策略,安全保密审计报告,风险分析报告,安全产品资质证书,电磁泄漏发射监测报告,管理台帐、各类审批、检查、工作记录等;

17、通信及办公自动化设备管理卷:台帐,维修、报废、销毁审批记录等;

18、宣传报道管理卷:宣传报道、论文、书籍审查审批记录,保密工作方案等;

19、涉密会议管理卷:重要涉密会议工作方案,工作记录,保密工作部门检查记录等;

20、外场试验管理卷:外场试验保密方案,参试人员名单,通讯设备(手机)、涉密载体和密品台帐,工作记录等;

21、协作配套管理卷:分包涉密任务合同复印件,承担、分包涉密任务单位保密资格证明复印件,保密协议书,保密监督检查记录等;

22、涉外管理卷:保密工作方案,对外交流审查审批记录,对外提供文件资料、物品审批记录、与外方签订保密协议复印件等;

23、保密检查类:计划安排,检查方案、记录,整改情况,泄密事件查处材料等;

24、考核与奖惩卷:考核安排与记录,奖励、惩罚记录及相关文件等;

(五)保密条件保障类

25、保密工作经费卷:单位保密管理工作经费年度预算、支出情况明细,专项经费支出情况明细等;

26、保密补贴执行情况卷:保密补贴考核发放记录;

27、保密技术能力、保密检查工具和设备情况卷:保密技术检查工具和设备配置明细,相关性能证明材料等。

二、整理方法及 归档要求

1.收集范围:

   收集整理的保密工作档案为各单位2009年以来开展保密工作中形成的文件材料。各单位按照本单位的管理职能,收集整理其主管业务范围内的保密工作档案。

  • 涉及学校层面的保密工作文件材料,由主管该项业务的职能部门收集并分类整理;
  • 只涉及二级单位的保密工作文件材料,由各二级单位收集并分类整理。

2.归档要求:

保密工作档案按年度收集整理,每年6月底前向档案馆归档。其中:

  • 不涉密的档案材料,按照档案馆每年的归档通知要求与本单位其它档案材料一起归档;
  • 涉密的档案材料,按照《武汉理工大学秘密档案资料管理办法》要求另行归档。

文件材料统一用A4纸打印,文件材料中不能有铅笔、圆珠笔和彩色笔等书写的易褪色的字迹,归档文件材料为原件,传真文件需复印归档。

3. 整理方法

各单位保密工作档案按27个项目预立卷,采用 “文件级整理方法”整理。

     文件材料按“件”装订、排列、编号、编目、装盒,并采用档案管理软件著录归档文件目录。格式如下:

(保密工作档案)归档文件目录

档号

文号

责任者

题   名

日期

页数

期限

备注  (密级)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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