第一节  档案的收集

一、档案收集的概念

    档案收集：指接收及征集档案和其他有关文献的活动 。          

    把分散在各部门、组织或个人手中和散失在其他地方的档案分别集中到档案馆实行统一管理。

    归档： 办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案室或档案馆保存的过程。

二、档案收集的范围（归档范围）

1. 确定归档范围的依据：

    通用的依据 ——2006年9月国家档案局第8号令颁布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》

    高校档案归档范围依据——国家教委教办[1993] 429号发布的《高等学校档案工作规范》（归档范围和保管期限表）

    我校档案归档范围依据——《武汉理工大学档案归档范围和保管期限表》（档案馆网站“业务指导”栏目内下载）

    高校档案的归档范围包括：

    学校在教学、科研、管理各项活动中直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像（数字化信息）等不同载体的文件材料 。

2. 文件材料（文书类）归档范围

⑴ 应归档范围：

① 反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；

② 单位工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；

③ 本单位需要贯彻执行的上级单位、同级单位的文件材料；下级单位报送的重要文件材料；

④ 其他对本单位工作具有查考价值的文件材料。

⑵ 不归档范围 ：

① 上级单位的文件材料中，普发性不需本单位办理的文件材料；

② 本单位文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，单位内部互相抄送的文件材料，本单位负责人兼任外单位职务形成的与本单位无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；

③ 同级单位的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；

④ 下级单位的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

⑶  归档重点

“以我为主”，即以反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的文件为主，这种文件有两类：

    本单位发文，它们的内容直接地、系统地、全面地记录了本单位的主要活动历史。

    与本单位发文有密切联系的上下级文件及有关单位针对本单位主管业务的来文。（除党办、校办，其他部门一般没有上下级文件和外单位来文）。

注意收集账外文件（指未经过收发文登记的只供内部使用，没有发出去的文件，如单位内部形成的会议记录、领导讲话、统计报表、业务工作的调研报告、分析汇总材料，以及领导和有关人员外出开会带回来的文件材料等。）

三. 档案收集的要求（归档要求）

1. 关注日常工作，注重平时积累，确保齐全完整

2. 按时归档

学校各部门应当在次年6月底前归档；

各院系等应当在次学年寒假前归档；

科研类档案应当在项目完成后两个月内归档，

基建类档案应当在项目完成后三个月内归档。

第二节  档案的整理

一、 档案整理工作的内容和原则

1. 档案整理工作的定义

    按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程 。

2. 档案整理工作的内容：

    分类——区分全宗和全宗内档案分类

    组合——立卷（或组成“件”）

    排列——案卷（归档文件）排列

    编号和编目——案卷（归档文件）目录的编制。

二、档案整理的基本方法

按档案保管单位的组合形式分：立卷整理、文件级整理     

1.  立卷整理

立卷：将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程 。

立卷整理的内容包括：

① 组卷，②卷内文件排列和编页号，③拟写案卷标题，④确定保管期限，⑤填写卷内文件目录，⑥填写备考表，⑦填写案卷封面，⑧案卷装订，⑨案卷排列，⑩编制案卷目录。

2. 文件级整理方法

归档文件：立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

归档文件整理：将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

三、我校档案的分类和整理方法

档案分类：指对立档单位所形成的全部档案实体按其来源、时间、内容、形式等特征的异同，分成若干层次和类别，使其构成有机的体系。

我校档案的分类：

依据国家教委教办[1993] 429号发布的《高等学校档案实体分类法》划分 ——《武汉理工大学档案实体类目划分与标识表》（见附件）

我校档案的整理方法:

 科技档案和专门档案立卷整理、 文书档案文件级整理。

档案类目及整理方法一览表

类  目（标识符号）	文件级整理	立卷整理
DQ ( DQ11→ DQ17… )	DQ11→ DQ17…
XZ ( XZ11→ XZ18… )	XZ11→ XZ18…
JX ( JX11→JX18… )	JX11 →JX12	JX13→JX18
KY ( KY11→ KY16…)	KY11、KY16	KY12→ KY15
CP( CP11→ CP12 … )	CP11 …	CP112
JJ ( JJ11→JJ12… )	JJ11	JJ12…
SB( SB11→ SB13… )	SB11	SB12  SB13…
CB ( CB11→ CB15…)	CB11	CB12→ CB15…
WS ( WS11…)	WS11
CK ( CK11→ CK16… )	CK11	CK12→ CK16 …

 

第三节 文件材料整理归档步骤（适用于文书档案）

一、按归档范围收集文件材料

1.  到校办、党办拿回本单位、本部门头年印发的文件材料；

2.  收集本单位、本部门各科室应归档的其它文件材料。

二、将文件材料组合成 “ 件 ”

1. “件”的含义： “件”是归档文件整理的基本单位。

单份文件，一份文件为一件；

文件的正本与定稿为一件；

正文与附件为一件；

原件与复制件作为一件；

转发文与被转发文作为一件；

各种报表、名册、图册、书刊等一册（本）为一件；

来文（或去文）与复文可为一件，其中外单位的来文与本单位的复文一定要作为一件，本单位向同级或上级单位的去文与这些单位的复文可以作为一件（归档之前已有复文的），也可各为一件（归档之前没有复文的）。

2. 理解“件”的含义应注意：

第一， “为一件”是指实体装订在一起的、编目时也只体现为一条条目的文件。

第二，文件处理单真实地记录了文件的形成、办理过程，是归档文件不可分割的重要组成部分，应一并作为“一件”归档。

第三，法律法规等重要文件，须保留历次修改稿的，其正本单独为一件，历次稿（包括定稿）为一件。

三、检查文件材料的质量

1.  归档文件是否齐全：文件的正本、附件、签发单、定稿是否齐全，是否为原件；

2.  字迹材料是否符合要求：字迹模糊或易退变的文件应予复制

字迹材料最好采用墨、墨汁、碳素墨水、黑色油墨等材料

允许采用彩色油墨、蓝黑墨水、印泥等字迹材料；

杜绝纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔油、印台油、铅笔、光敏纸传真件等字迹材料，凡使用此类字迹材料制作的文件材料，均须复制后连同原件一并归档。

3.  归档文件是否完整：已破损的文件应予修整。

四、确定文件材料 归入的“年度”

文件材料 归入 “年度”的确定：

1.  一份文件作一件时，按文件签发年度确定，如计划、总结、规划、预决算、统计报表、法规性文件等 ；

2.  成套性的文件按文件办结年度确定：

    跨年度的会议，归入会议闭幕年 ；

    跨年度的案件，归入办结年；

    跨年度的请示、批复，归入批复年。

3. 几份文件作为一件时年度的确定

正本与定稿为一件时，以正本日期为准；

正件与附件为一件时，以正件日期为准；

文与被转发文为一件时，以转发文日期为准；

与复文为一件时，以复文日期为准。

五、划分文件材料的保管期限

划分档案保管期限的依据：

    国家教育委员会教办[1993] 429号发布的 《高等学校档案工作规范》中的《归档范围和保管期限表》

    校园网首页——直属单位——档案馆网站——“业务指导 ” 中下载

文书档案的保管期限分为永久和30年、10年三种

六、对文件材料进行排列

1.  “件”内文件材料的排序：

正本在前，定稿在后；

正文在前，附件在后；

原件在前，复制件在后；

转发文在前，被转发文在后；

复文在前，来文在后；

汉文本在前，少数民族文字文本在后；

中文本在前，外文本在后。

若文件处理单上有领导重要批示的，应将文件处理单保留并放在前面。

2. 部门内归档文件的排列

①  按工作职责排列：各单位、各部门中不同科室形成的归档文件分别集中排列。

②  按照不同问题分别集中排列：

    在实际操作中应注意会议文件、统计报表、内部刊物、简报等成套性文件要集中排列。（这些归档文件相互之间有密切联系、系统性较强，利用时需要相互参照、查证，集中排列可方便检索。）

要求：党办、校办、组织部、人事处、教务处、学工处、招就处、研究生院、国交处、国资处等归档文件多的部门须对归档文件材料进行排列。

七、编制归档文件目录（计算机著录）

归档文件目录著录项目：

件号、责任者、文号、题名、日期、页数、期限、密级、主题词、备注等。

我校档案采用“武汉理工大学-南大之星档案管理系统6.0” 档案管理系统著录。

        归档文件目录项目说明：

1. 件号：各单位、各部门对排列好的归档文件自编的顺序号，从“1”开始编起。

2. 责任者：

 责任者是指制发文件的组织或个人，即文件的发文单位或署名者，它可以是一个或几个单位，或一个或几个人。注意三个问题：

一般使用全称或通用简称，不能使用“本单位”、“本处”等含义不明、难以判断的简称，我校发文的责任者均填写文件的承办部门。

联合发文时一般将所有责任者照实抄录，责任者过多时除主办者外可适当省略，但归档单位是责任者的必须抄录。

有些“白头文件”可能出现未署责任者的情况，编目时应依据文件内容加以考证并填写，并加“[ ]”。

3.文号：即文件的发文字号。一般由三部分组成，即单位代字、年度、顺序号，在归档文件目录中要照实抄录，任何一部分都不能省略，否则与文件实体不符。

4. 题名：即文件标题。一个完整题名由责任者、问题、文种3个部分组成。填写题名时应注意几个问题：

⑴ 当文件只有一个题名时，填写应照实抄录。

⑵ 当有的文件还有副题名或并列题名时，如果正题名能够反映文件内容时，副题名一般不须抄录，并列题名在需要时与正题名一并抄录。（副题名即文件标题中破折号冒号后面部分，对正题名进行解释说明。并列题名即以其他语言文字书写的题名。）

⑶ 当文件没有题名，或题名含义不清，不能揭示或不能全面揭示文件内容，应重新拟写或补充标题，并在新拟或补充标题之外加“[ ]”号。

⑷ 当会议记录须重拟题名时，应写明会议的时间和主要内容。

⑸ 正文与附件为一件时，当正文仅仅是一些原则性的东西，而附件是具体的条文，这时附件的题名应同时抄录，外加“（ ）”号，如：“关于进一步加强精神文明建设的决定”（附：市民公约）。

5. 日期：指文件的形成时间，即文件上落款的时间。对没有落款时间的文件，要进行考证后再填写 。以8位阿拉伯数字标注年月日 。

6. 页数：是每件文件的总页数。文件中有图文的页面为一页，有的文件落款“此页无正文”，然后就是文件落款时间，这样的情况同样也算一页，空白页不计。有些大张的统计表折叠后仍按未折叠前的图文页面数计算页数。

7. 期限：按划分好的保管期限填写。（永久、30年、10年）

8. 密级：文件的保密级别，分绝密、机密、秘密三级，按文件 上划分的级别如实填写。

     涉密文件按秘密档案管理办法另行归档。

9. 主题词：用以表达文献主题的规范化的词或词组。文件上有则如实填写，文件上没有的，可以填写关键词。

10.备注：填写需要说明的事项。

八、装盒、填写备考表、移交

1.装订：除去文件材料上的订书针，用线或不锈钢夹重新装订。 

2.装盒：将归档文件按件号顺序排列装入档案盒。

3.填写备考表：备考表置于盒内文件之后，表样为：

 

备  考  表

盒内文件情况说明：                                           整理人：                                     检查人： 年   月   日

盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。  

整理人：各部门负责文件整理归档的人员姓名。

检查人：各部门分管档案工作的负责人姓名。

日  期：归档文件整理完毕的日期。

3.  各部门打印移交清单两份，部门分管负责人审查签字，与归档文件实体一起送档案馆 。

九、档案馆审查、办理交接手续

1.档案馆检查归档文件实体质量，核对归档文件目录和备考表填写情况，双方签字交接。

2 .档案馆指导部门档案人员在归档文件首页的右上角加盖并填写归档章（填写：“部门、件号、页数、期限”四个项），完成归档。

 

档       号			盒号
部 门	件 号	页数	期限