1.归档流程：
 

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2.整理文件：

整理文件的主要内容参照《档案工作手册》中——《武汉理工大学文件材料归档范围和保管期限表》（“文件材料归档”群文件）。

• 文件必须是原件；
• 文件完整，附件齐全，每份文件的整理顺序为【正文+附件+文件签发单+草稿】，将系统档案号用铅笔标注到文件封面处（若未盖件号章，写在左上角处）;
• 用铅笔为文件编写页码（正面右上角，反面左上角编页，封面、目录等有内容的都算一页）；

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• 拆除订书针、塑料夹等不合规范的装订，用回形针和燕尾夹临时固定每份文件，线装、胶装可保持不变。

档案实体整理好后，进行系统操作。

3.系统著录：

3.1 案卷目录示例：
3.1.1预归档 
【登录系统】 http://10.108.198.170/

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 选择统一身份认证，进入智慧理工大认证。

（1）著录条目
新增档案条目示例  

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• 【保存】按钮：填写著录的字段内容后，点击【保存】按钮即可保存此条档案条目数据
• 【保存并新增下一条】按钮：无需保存后重新点击【新增】按钮弹出新增条目界面，直接保存后继续弹出空白界面进行输入。
• 【保存并复制至下一条】按钮功能即保存此条档案条目数据后，将前一条的数据回传至下一条中，修改部分数据可直接进行保存。
• 【保存并添加卷内】按钮功能即在保存档案条目数据后，跳转至本条案卷档案的卷内，并打开卷内的新增卷内条目页面。

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补录卷内目录：已归档案卷，选择档案该档案所在目录条目，选择“查看卷内”

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补录新增卷内目录

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（2）原文上传

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 （3）编辑

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• 【保存】按钮：填写需要修改的字段内容后，点击【保存】按钮即可保存修改后的档案条目数据
• 【保存并添加卷内】按钮功能即在保存档案条目数据后，跳转至本条案卷档案的卷内，并打开卷内的新增卷内条目页面。
• 【保存并编辑下一条】按钮：无需保存后重新点击【编辑】按钮弹出编辑条目界面，直接保存后继续弹出下一条修改页面，若没有下一条，则提示“当前页没有下一条数据了，请重新选择需要编辑的条目”

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（4）提交审核

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（5）通过审核   

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（6）拒绝审核
   

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3.1.2审核库
审核通过后的数据,在审核库查看打印
（1）打印 
通过审核后，数据无误，各单位打印移交目录一式两份，卷内目录一份，与实体一共归档。
 
 

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3.2文件目录示例：
3.2.1预归档 
（1）著录条目
新增档案条目示例

 

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​

• 【保存】按钮：填写著录的字段内容后，点击【保存】按钮即可保存此条档案条目数据
• 【保存并新增下一条】按钮：无需保存后重新点击【新增】按钮弹出新增条目界面，直接保存后继续弹出空白界面进行输入。
• 【保存并复制至下一条】按钮功能即保存此条档案条目数据后，将前一条的数据回传至下一条中，修改部分数据可直接进行保存。

（2）原文上传
  

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​

（3）编辑
  

​

​

 

• 【保存】按钮：填写需要修改的字段内容后，点击【保存】按钮即可保存修改后的档案条目数据
• 【保存并编辑下一条】按钮：无需保存后重新点击【编辑】按钮弹出编辑条目界面，直接保存后继续弹出下一条修改页面，若没有下一条，则提示“当前页没有下一条数据了，请重新选择需要编辑的条目”

（4）提交审核
   

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​

（5）通过审核  

​

 

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​

（6）拒绝审核

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3.2.2审核库

审核通过后的数据,在审核库查看打印

（1）打印 
归档文件移交目录一式两份，归档单位签字盖章，与档案馆预约时间归档档案实体及其目录。

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4.办公地点、联系人及联系电话

• 办公地点：档案馆3楼（马区东院）
• 档案接收室：1楼108；3楼313
• 联系人：

        1．科研、基建、出版物归档：邹媛  87859223-311

        2．文件材料归档联系人：夏玲 87859223-312

        3．年鉴稿件联系人：杨雪婷 86659018-401

        4. 仪器设备类归档：陈雅茜 87859223-310

            QQ群：文件材料归档：603583356

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• 预约归档时间

       提前最少1天与档案馆负责老师预约归档时间。