校属各学院：

       现将本、专科学籍档案归档工作有关事项通知如下：

　　1. 归档内容

　　（1）我校2018年毕业的统招本科、网络教育、成人教育、自学考试等毕业生的学籍成绩材料（含辅修专业成绩表、补考成绩表）。此类材料由各学院负责归档。

　　（2）国际、国内合作办学（不获取我校毕业证的）、各种非学历教育培训的学生的成绩表。此类材料由各主办单位归档。

　　（3） 2018年以前尚未归档的上述各类学籍成绩表。

　　2. 归档要求

　　（1）材料要求：学籍成绩表必须是原件，各项内容须填写清楚、完整、准确，特别是籍贯、出生年月、姓名、毕业证书号、学位证书号等一定要填写清楚准确。学籍成绩表须用A4纸打印，页面必须端正，不能歪斜，不能缩放，信息完全。登记相片及学院、教务处盖章必须齐全。

　　（2）整理要求：学籍成绩表以班为单位立卷整理。有辅修成绩的，要放在其学籍表后面；需要延长学制的，学籍成绩表不要抽出来，要跟随原班级归档；往届延期至2018年毕业的，学籍成绩表须归入其以前的班级。有学籍异动情况的，须在该生成绩表和该生所在班级的案卷目录的附注中注明。每卷成绩表需编写页码，双面打印的一张纸算两个页面，用铅笔在正面的右上角或反面的左上角编写页号，页码编写以一个班级为一卷起止，不间断、重复，学生辅修成绩等材料同样记入本卷总页数中，需编写页码。

　　（3）著录要求：需采用南大之星档案管理系统（http://218.197.101.218/） 著录学籍、成绩有关档案信息（只能使用IE浏览器，打开兼容模式）。2018届统招本科毕业生学籍、成绩信息已由档案馆导入南大之星档案管理系统，各学院无需著录，只需按班级认真核对学生材料，填写系统中学生个人、班级总页数。

　　职业技术学院、网络学院负责归档的有关学籍成绩材料，可提供电子数据给档案馆导入南大之星档案管理系统，也可自行按要求采用南大之星档案管理系统著录。

著录方法和要求请参照：“武汉理工大学档案馆网站”——“ 业务指导”（http://arc.whut.edu.cn/yewuzhidao，因系统升级，系统网址及画面有些许变动，但操作方法未变）

　　（4）学籍档案卷内目录和学籍档案移交目录打印要求；通过南大之星档案管理系统，用A4纸打印卷内目录一份（放入档案卷宗内）、移交目录一式两份（移交时加盖移交单位公章，移交单位和档案馆各存一份）。

　　（5）归档时间要求：2018年6月份毕业的学籍档案材料须在2019年5月底前向档案馆移交。

        档案馆业务指导室办公地点：东院图书馆南楼

　　  数据录入联系人：王  铛   联系电话：86659018——403

　　  归档移交联系人：陈雅茜   联系电话：87859223——310

        学籍成绩档案工作 QQ群号： 245332775（群文件包括归档常见问题，请各学院申请加入，下载相关文件）

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