一、有关基本概念

1．归档文件：指“立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料”。

2．归档文件整理——是将归档文件以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

3．“件”的含义：

       “件”是归档文件整理的基本单位。单份文件，一份文件为一件；文件的正本与定稿为一件；正文与附件为一件；原件与复制作为一件；转发文与被转发文作为一件；各种报表、名册、图册、书刊等一册（本）为一件；来文（或去文）与复文可为一件，其中外机关的来文与本机关的复文一定要作为一件，本机关向同级或上级机关的去文与这些机关的复文可以作为一件（指第二年六月份之前已有复文的），也可各为一件（指第二年六月份之前没有复文的）。

       理解“件”的含义时，应注意几点。第一，我们所说的“为一件”是指从实体上装订在一起的，编目时也只能体现为一条条目的文件。第二，文件处理单真实地记录了文件的形成、办理过程，是归档文件不可分割的重要组成部分，应一起作为一件归档。第三，法律法规等重要文件，须保留历次修改稿的，其正本单独为一件，历次稿（包括定稿）为一件。

二、整理、归档的步骤

㈠、按归档范围收集文件材料：先到校办、党办拿回本单位、本部门头年制发的文件材料，收集本单位、本部门各科室应归档的其它文件材料。

㈡、检查文件材料的质量：一是看文件的正本、附件、签发单、定稿是否齐全，是否为原件；二是看字迹材料是否符合要求。归档文件的字迹材料最好采用墨、墨汁、碳素墨水、黑色油墨等材料；允许采用彩色油墨、蓝黑墨水、印泥等字迹材料；应杜绝纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔油、印台油、铅笔、光敏纸传真件等字迹材料，凡使用此类字迹材料制作的文件材料，均须复制后连同原件一并归档。

㈢、确定文件材料的年度

       要正确判定归档文件的时间，并归入相应年度。归档文件年度的确定有三种情况：

       1．一份文件作一件时按文件签发年度确定

       2．成套性的文件按文件办结年度确定

       3．几份文件作为一件时年度的确定

        总的原则应以装订在前面的文件日期为准。正本与定稿为一件时，以正本日期为准；正件与附件为一件时，以正件日期为准，转发文与被转发文为一件时，以转发文日期为准；来文与复文为一件时，以复文日期为准。

㈣、划分保管期限：

      按照有关规定：文书档案的保管期限分为永久（无限地保存）、长期（16—50年）和短期（15年以下）三种：

      保管期限具体按《归档文件范围及保管期限表》划分

㈤、对文件材料进行排列：

      1．“件”内文件材料的排序

        除单份文件可作为一件之外，正本与定稿、原件与复制件、来文与复文也可作为一件，所以装订前先要对他们进行排序。一般情况下，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后。汉文本在前，少数民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后。此外，若文件处理单上有领导重要批示的，应将文件处理单保留并放在前面。

     2．部门内归档文件的排列

        总的原则是按永久、长期、短期分别集中，再依次排列。每个保管期限内的文件材料按不同事由具有的共同属性分别集中排列，分以下两种方法：

         ①．按各单位、各部门中不同科室形成的归档文件分别集中排列。

         ②．按照不同问题分别集中排列。如组织部可按干部任免、出国审查、组织关系接转等问题集中排列。在实际操作中还应注意会议文件、统计报表、内部刊物、简报等成套性文件要集中排列。因为这些归档文件相互之间有密切联系、系统性较强，利用时需要相互参照、查证，集中排列可方便检索。

要求党办、校办、组织部、人事处、教务处、学工处、招就处、研究生院、国交处、国资处等归档文件多的部门必须按上述两种方法之一对归档文件材料进行排列。

㈥、著录归档文件目录（移交清单）：

        归档文件目录，包括了每份归档文件的主要部分，即件号、责任者、文号、题名、日期、页数、期限、密级、主题词、备注等项目。用“武汉理工大学档案管理系统”著录。

        1．件号：各单位、各部门对排列好的归档文件自编的顺序号，从“1”开始编起。

        2．责任者

        责任者是指制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者，它可以是一个或几个机关，或一个或几个人。填写时要注意三个问题：

        一是填写时一般使用全称或通用简称，不能使用“本单位”、“本处”等含义不明、难以判断的简称，我校发文的责任者均填写文件的承办部门。

         二是联合发文时一般将所有责任者照实抄录，责任者过多时除主办者外可适当省略，但归档单位是责任者的必须抄录；

        三是有些“白头文件”可能出现未署责任者的情况，编目时应依据文件内容加以考证并填写，并加“[ ]”。

3．文号

        文号就是文件的发文字号。一般由三部分组成，即机关代字、年度、顺序号，在归档文件目录中要照实抄录，任何一部分都不能省略，否则与文件实体不符。

4．题名

      题名即文件标题。一个完整题名由责任者、问题、文种3个部分组成。填写题名时应注意几个问题：

      ⑴．当文件只有一个题名时，填写应照实抄录；

      ⑵．当有的文件还有副题名（副题名即文件标题中破折号冒号后面部分，对正题名进行解释说明）或并列题名（并列题名即以其他语言文字书写的题名）时，如果正题名能够反映文件内容时，副题名一般不须抄录，并列题名在需要时与正题名一并抄录；

     ⑶．当文件没有题名，或题名含义不清，不能提示或不能全面提示文件内容，应重新拟写或补充标题，并在新拟或补充标题之外加“[ ]”号。

     ⑷．当会议记录须重拟题名时，应写明会议的时间和主要内容。

     ⑸．正件与附件为一件时，当正文仅仅是一些原则性的东西，而附件是具体的条文，这时附件的题名应同时抄录，外加“（ ）”号，如：“关于进一步加强精神文明建设的决定”（附：市民公约）。

5．日期

     日期指文件的形成时间，即文件上落款的时间。对没有落款时间的文件，要进行考证后再填写。

6．页数

       页数是每件文件的总页数。归档文件整理过程中无需对每件文件重新编页码，只需将的页数相加作为该件文件的页数。计算页数时以文件中有图文的页面为一页，有的文件落款“此页无正文”，然后就是文件落款时间，这样的情况同样也算一页，空白页不计。有些大张的统计表折叠后仍按未折叠前的图文页面数计算页数。

7．期限：按划分好的保管期填写永久或长期或短期。

8．密级：文件的保密级别，分绝密、机密、秘密三级，按文件上划分的级别如实填写，不得随意填。

9．主题词：用以表达文献主题的规范化的词或词组。文件上有则如实填写，文件上没有的，可以填写关键词。

10．备注：填写需要说明的事项。

㈦、档案馆初审：各部门归档文件目录著录完成后电话通知档案馆，档案馆通过校园网对各部门归档文件目录进行审查，并通知是否合格。

㈧、向档案馆移交：

        各部门打印移交清单一份，部门分管负责人审查签字后，与归档文件实体一起送档案馆，在文件首页的右上角加盖归档章，填写归档章上的“部门、件号、页数、期限”四个项目，并办理有关移交手续。