档案馆清单制度
一、内设机构及岗位编制
| 部门（单位）名称：档案馆 | 处级职数： | 正处：1 | ||
|---|---|---|---|---|
| 副处：2 | ||||
| 内设机构名称 | 主要工作 | 备注 | ||
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办公室 |
办公室工作 |
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| 信息技术室 | 档案信息化、数字化工作 | |||
| 综合业务室 | ||||
| 校史研究室 | 校志、校史、年鉴工作 | |||
| 校史馆办公室 | ||||
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收集指导室 |
全校档案工作业务指导、档案收集整理 |
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保管利用室 |
档案查询利用 |
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学生档案室 |
学生人事档案工作 |
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| 编制总数：22 | 实际在岗数：22 | |||
二、主要工作职责
- 贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；
- 拟订学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；
- 负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料；
- 开展档案查询与利用服务工作；
- 开展档案编研与校史研究工作，开发档案信息资源，挖掘校史文化资源；
- 负责校史馆管理工作；
- 组织实施档案信息化建设工作；
- 负责向校属单位提供档案工作指导，组织开展学校专兼职档案工作人员的业务培训；
- 开展档案与校史文化宣传，充分发挥档案和校史文化的育人功能；
- 开展国内外档案、校史文化学术研究和交流活动。
三、管理责任清单
| 序号 | 名称 | 实施科室 | ||
|---|---|---|---|---|
| 1 | 协调处理全馆综合事务与内外沟通工作 | 办公室 | ||
| 2 | 负责全馆文件的收发传阅和撰写上报工作 | |||
| 3 | 负责全馆国有资产、安全、保密和宣传工作 | |||
| 4 | 负责全馆会务与印章管理工作 | |||
| 5 | 负责全馆信息技术和信息化建设工作 | 信息技术室 | ||
| 6 | 负责全馆财务管理工作 | 综合业务室 | ||
| 7 | 负责档案工作制度建设 | |||
| 8 | 负责档案统计、涉密档案工作，以及船员教育与培训质量体系相关工作 | |||
| 9 | 负责收集（征集）整理校史资料和影像实物 | 校史研究室 | ||
| 10 | 负责开展档案编研、校史研究、年鉴编纂、口述档案工作 | |||
| 11 | 负责校史馆讲解接待、安全管理、设施维护与更新工作 | 校史馆办公室 | ||
| 12 | 负责开展校史文化主题活动、指导学生社团建设 | |||
| 13 | 负责指导校属单位做好各类文件材料的预立卷和归档工作 | 收集指导室 | ||
| 14 | 负责综合档案的管理工作 | 保管利用室 | ||
| 15 | 负责学生档案的管理工作 | 学生档案室 | ||
相关制度依据：《高等学校档案管理办法》
四、服务职能清单
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序号 |
名称 |
实施科室 |
|---|---|---|
| 1 | 接待校史馆参观 | 校史馆办公室 |
| 2 | 接收、整理学校各类档案及有关资料 | 收集指导室 |
| 3 | 组织全校专兼职档案人员的业务培训 | |
| 4 | 提供综合档案和学籍档案的查询及利用服务 | 保管利用室 |
| 5 | 提供毕业生成绩单与学历学位证的翻译及认证服务 | |
| 6 | 开展学生人事档案的接收、整理、保管、派遣和服务利用工作 | 学生档案室 |
- 相关制度依据：《高等学校档案管理办法》
- 相关服务规范及工作流程：
- 武汉理工大学档案借阅利用制度
- 利用服务流程
五、负面清单
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序号 |
名称 |
相关科室 |
|---|---|---|
| 1 | 未经馆领导同意不得使用档案馆印章 | 办公室 |
| 2 | 未经馆领导同意不得上报、发布工作信息 | |
| 3 | 未经馆领导同意不得共享、传播系统数据 | 信息技术室 |
| 4 | 禁止报销未经馆长同意或不合财务管理规定的费用支出 | 综合业务室 |
| 5 | 禁止无故拒绝参观预约 | 校史馆办公室 |
| 6 | 禁止讲解员在讲解中发表不当言论 | |
| 7 | 禁止出具无档案材料支撑的证明 | 保管利用室 |
| 学生档案室 | ||
| 8 | 禁止向无关人员或组织泄漏、传播档案信息与工作信息 | 所有科室 |
| 9 | 禁止未经馆领导授权的人员出入档案库房 | 保管利用室 |
| 学生档案室 | ||
| 10 | 不管理网络（继续）教育学生、自考学生个人档案 | 学生档案室 |
| 11 | 不接收归档范围以外的档案及资料 | 收集指导室 |
| 学生档案室 | ||
| 12 | 不接收未经整理的档案及资料 | 收集指导室 |
| 学生档案室 | ||
| 13 | 不接收材料、字迹不合规范的档案 | 收集指导室 |
| 学生档案室 |
